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欧洲碎片-史唯平的博客

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资讯缺憾,中国企业的软肋! [原]  

2006-03-14 19:15:21|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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珠海民企培训提纲之四

资讯缺憾,中国企业的软肋!



“ 数据,用数据来讲话!一切决策都要以数据做为标准!”

    这是我在哥廷根大学经济系修读BWL的下半年,在学习决策管理这门课程的时候,我的导师,德国著名的经济学家Ursula.Hans先生一再重复的一个论点,直到我在写这篇文章时,脑子里还清晰地留着这个红光满面的德国老人站在黑板前激动的挥舞着双拳的样子,仿佛他肥厚的掌心里攥满了大把大把的宝贵的数据似的,用浓重的巴伐利亚口音向我们一再强调数据和资讯在决策管理中的重要性。
 
    而事实上也的确如此,翻看一些欧美大中型现代企业的发展历史,其之所以能健康有序的逐步发展壮大,在作出重大的决策前重视资讯,有效地运用数据信息,强调理性思维,稳健拍板则是他们避免失误,能顺利地大踏步前进的一个非常重要的原因。

    在讲求理性管理,习惯用数据模型思维的西方大中型企业里,特别是一些多元化经营的跨国企业航母,企业的高管层在作出一些重大的决策之前,比如说企业的资产并购重组,主营方向的转换,品牌延伸或遭遇到行业对手的重拳出击等等,企业的CEO第一时间,第一反应就是召见企业的资讯总监,要求他提供相关的资讯材料和相应的数据分析结果,而在董事会对此决策作出表决之前,倾听资讯总监的深度分析和评估报告则是董事们对该决策取舍的一个非常重要的依据,所以,资讯部自诞生之日起,一向就被誉为企业决策层的智库和外脑,始终处于企业的要害核心部位。

    在中国企业大踏步地向国际化、标准化靠拢的时候,企业内部的架构和分工也呈现出越来越细化和专业化的趋势,但有一个值得关注的奇怪现象是,资讯部,这个在欧美现代化大型企业里被视为企业高管人员外脑的要害部门,却始终不曾在中国企业的组织架构序列里出现。而我们为此付出的代价,则是在媒体和财经杂志上经常看到的,包括巨人史玉柱,海尔CEO张瑞敏先生等在内的一大批大中型企业的掌门人面对记者坦诚,在XX行业的投资是决策失误,品牌延伸到XX行业是决策失误,XX失误是没有预料到……那么,这么多的决策失误又意味着什么呢?

    部门经理的执行失误是可以容忍的,造成的损失也是可以挽回或修补的,但是,如果企业的高管层发生决策失误,那么,后果则是非常严重和可怕的,对企业来说,无异于一场毁灭性的地震,其损失少则数百万,多则上千万乃至将要付出数亿元的学费做代价!甚至有可能让原本健康发展的企业为了“决策失误”这简简单单的四个字而由此一厥不振,彻底退出江湖!

    资讯部是什么?

    资讯部,也称为数据库或数据分析部,在欧美现代企业的架构里,一般列于企业的高管层直属之下,独立运作于其他的部门,其核心任务就是通过各种手段和途径,尽最大可能地搜集和整理与本企业及整体经济发展环境相关的各种资讯信息,并在进一步提炼分析后,定期向企业的高层管理人员提供详实可靠的分析数据和相关的评估及预测,以帮助高管人员作出正确的决策。同时,鉴于资讯部所收集整理的资讯信息的丰富和具有的代表性与权威性,为实现资源共享,其工作成果作为业务资料,也对有需要的企业其他部门按资讯的重要级别和部门授权度分级开放,如策划部、财务部、人资部及营销部门等等。

    要准确说明资讯部在企业中的实际运用,我在这里还可以举这样一个例子:如果把一个企业比作在大海里航行的万吨巨轮,那么资讯部,无疑就是这艘船上的声纳、雷达和无线电及电子海图,随时搜集和整理各种各样的资讯和信息,并监察着轮船的航线、航速等有关情况,并以这些详实可靠的数据信息,来帮助船长和他的助手们更有效的把握着巨轮在茫茫大海里乘风破浪,调整航向以安全顺利的向目的地航行。

    所以我们可以想象的到的是,一艘缺乏声纳、雷达和无线电及电子海图等有效监控引导系统的万吨巨轮,即便船长再有经验,大副和二副再能干,也无疑于在茫茫大海里胡乱穿行的瞎子和聋子,不是在原地兜圈,就必然要在暴风雨中搁浅。

    资讯部的组织架构

    鉴于对资讯部的高速运转和效率要求,其组织架构非常简洁,从现代企业组织管理学的角度讲,应该属于一个工作小组类型。根据企业规模和数据采集的密度与分析精度,除了巨型的跨国公司和专业的资讯信息供应商,如麦肯锡、兰德等全球一流的超级资讯分析供应机构,在一般的大中型企业里,其部门人员组成一般在七到十五人之间,最多不超过二十人,如图示:
 
图略


  资讯部的信息采集原则和范围

  在当今这个信息爆炸的年代,每天我们都会接收到一大堆五花八门、各种各样的信息和资讯,而科学家的最新研究表明,人类的大脑就是一个高速运转的最有效率的信息处理和筛选器官,对于每天接收的海量的信息,大脑会根据有用还是无用的原则自动的进行分析和取舍,这也是为什么我们会对有些事物和信息过目不忘,而对另外一些资讯接触完了之后就自动的抛之脑后的原因。而资讯部的运作原则,就是仿效人类的大脑,其任务就是沙里淘金,从繁复混乱的各种资讯信息里找出有用的信息并进行摘要分析之后存档备查,为己所用。

  在信息采集时需遵从如下的几条原则:
  1.准确的,真实的,
  2.适合自己企业的,
  3.和本行业相关的,
  4.已发生或可预料将要发生的,

  而在信息采集时,不同的企业根据自己的行业特点,也必然会有各自不同的关注焦点,但一般来讲,其资讯采集的范围大致如下:
  1.关于本企业的,
  2.关于本行业经营管理的,
  3.相关行业经营管理的,
  4.关于行业内竞争对手的,
  5.国家和地方的宏观调控信息,
  6.国际,国家和地方的社会新闻和政治局势报导,

  资讯部的信息从何而来?

  资讯信息的采集和整理分析是一门系统的科学,揉合了统计学、经济学、档案管理、电脑技术等大量基础学科的知识并交叉综合应用,最重要的考量因素是工作人员的自身素质和以往的从业经历及对相关信息的高度的敏感,运用工具看上去非常的简单,无非是联网电脑、扫描仪、打印机、影像摄录器材再加上原始的剪刀和浆糊等,但在看似简单的背后,则是信息采集分析人员高速运转的大脑和井然有序、科学合理的档案管理。

  其信息一般来源于以下几个方面:
  1.作为全球目前最大的信息供应商,互联网是资讯部首选的信息来源,资讯采集人员每天要访问大量的网站和网页,并善于运用各种搜索引擎,如GOOGLE、百度等等,从浩如烟海的资讯信息里寻找并过滤出高质量的有用资讯。
  2.其次是各种国内外报纸和财经类杂志的深度报导和评论,及各种财经会议和论坛的讲稿和会议摘要等等。
  3.国家和政府部门颁布的会议文件、法律法规及行业管理调控文档和相关城镇规划、改造等消息。
  4.所有有关金融、证券、融资和二级投资市场的动态新闻和相关报导及分析。
  5.境外政府和经济合作组织的有关文件及决议草案。
  6.有关的国内国外的各个地方的风土人情的描述文章及影音资料。
  7.公司人员从社会上采集到的零星的资讯信息。
  8.其他渠道和途径。

  资讯部在企业里怎样运作?

  资讯部的具体业务操作分为常规信息采集和专题资讯采集两种。

  所谓常规信息采集即指根据企业的运营内容,按上述的采集原则和范围进行正常的资讯整理和加工,并定期向企业的高管人员提交相关的资讯分析报告。

  而专题资讯采集则指在企业要做非常规的,重大的业务调整和决策前,根据企业高管层的指令,就针对某一主题进行短期的、高容量的信息采集和分析归纳。这一主题或者有关一个行业或产业的现状描述及对未来的有关走势发展的评估预测,也或者是具体对某一企业的全方位的考察并进行数据化描述和总体评价,等等。

  资讯部的工作成果一般来说,可分为电子文档、剪贴文档和影音文档三个大类,同时按照文档内容的敏感程度又划分为AAA和A、B、C四个级别,其中C级为开放级,可向企业所有有需要的主管以上员工开放查阅,B级为控制级,向有相应授权的副总经理及部门经理开放,而AAA级和A级为保密级,仅供企业的决策层使用。

  资讯部的工作流程

  分为信息采集、筛选摘要和深度分析、整理归档四个环节,其工作流程简单说明如下:

  1.采集分析员按自己的指令和规定范围进行初步的信息采集与筛选,
  2.重新整理该信息条目后进行前期分析与摘要,按规定填写<资讯报告单>并加注个人意见交资讯录入员进行文档处理,
  3.资讯录入员将经过处理的相关信息条目文档和原始<资讯报告单>合并上报部门经理,
  4.部门经理对上报的有关信息进行二次核实和筛选摘要,并进行初步评估和深度分析,按规定填写<评估分析表>上报资讯总监,
  5.资讯总监对上报的有关信息进行复查,并进行二次评估和内容定级,填写<评估参考表>和<资讯汇总表>,然后安排文档管理员分类归档,
  6.由资讯总监指令文档管理员定期向部门经理上报B级和C级文档,由部门经理按规定日期将原始文档打包整理后重新归档处理以备相关人员查阅,
  7.由资讯总监指令文档管理员定期上报A级文档并重新筛选摘要后编制<资讯分析报告>并对重要条目加注个人意见和评估分析上交企业决策层,将原始文档封档处理以备查,
  8.资讯部进行专题资讯采集时,流程同上,但文档级别一律列为AAA级,资讯总监并要就此专题撰写高精度的深度分析和评估报告,

  资讯部的战略意义

  丰富,准确和及时的资讯对于企业发展和战略调整的重要意义是不言而明的,能够有效地帮助企业领导人进行正确的决策和加深对总体形势的判断,甚至能够达到先知先觉,在与对手的交锋中一跃而占到先
机,从而游刃有余地处理危机,稳立于不败之地,便如<<孙子兵法>>所云:“知己知彼,百战不殆”。

  反观西方跨国企业之所以成功地开拓中国市场,在作出决策前,无一例外的都先进行了长时间的资讯采集和评估工作,甚至花费巨资,聘请专业的咨询调查公司做全方位的信息收集整理,在有了一定的感性了解和客观认识及相应的应变准备之后,才谨慎地伸进一条腿,一边摸索前进一边继续探索周边的环境,一旦时机成熟,便开始一举而大兵压境,长驱直入。

  而长久以来,我们的很多企业领导人总是习惯于“一言堂”,干一些“拍脑袋工程”,缺乏前期的系统科学的资讯采集和可行性论证及风险评估,说干就干,秉持着“人有多大胆,地有多大产”的“优良传统”,热衷于“跟风冒进” ,如此这般的冒险蛮干,又怎么能不“决策失误” 呢?

  老问题还没彻底解决,最近在财经杂志上倒又看到一个时髦的新名词:“激情管理”,想来也有其一定的道理吧,但我们的企业领导人千万可不要因此头脑发热。从工作态度上,可以“激情领导”,但决不能“激情思维”,更要坚决避免“激情拍板”!“非典”的发烧固然可怕,但这种典型的持续高烧危害尤为严重,烧光了宝贵的资金不说,连安身立命的老本也势必要烧个干干净净!

  如果觉得自己管不住自己,那么还是向欧美现代化企业管理靠拢,设立一个资讯部门吧,天黑的时候可以帮自己探探路,过河的时候可以帮自己试试水,在危急的时候还能帮自己踩踩煞车,降降温。

  记住那句话:“ 数据,用数据来讲话! 一切决策都要以数据做为标准!”
资讯缺憾,中国企业的软肋! [原] - 夜咖啡-史唯平 - 欧洲碎片-史唯平的博客

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